‘Mon manager part du principe qu’il doit pouvoir nous joindre pendant les vacances et que nous trouvions cela logique.’

Cette avocate de 27 ans employée d’un gros cabinet a passé une partie de ses vacances dans une chambre d’hôtel à téléphoner à son client. « Le dernier soir, les gens avec qui j’étais en vacances m’attendaient dans le lobby, nous devions aller dîner tous ensemble, je ne pouvais pas raccrocher, j’avais promis à mon manager de vérifier rapidement quelques dossiers qu’elle m’avait envoyés par mail et de rappeler le client. Je dois dire que ceci n’a pas vraiment contribué au succès de mes vacances ».

Elle n’est pas la seule. D’après un institut d’études néerlandais, Multiscope, qui a étudié les habitudes estivales d’un millier de salariés, il apparaît que même en vacances il soit difficile de lâcher son smartphone, 40% des personnes interrogées utilisent Whatsapp au quotidien et un tiers dit continuer normalement à travailler pendant son congé. Lire et répondre aux mails figure dans le Top trois des activités estivales, précédent en deux et en trois les coups de fil aux collègues à propos du travail et les contacts clients.

A quoi ceci est-il du ? Les vacances, c’est justement une période destinée à ne pas travailler n’est-ce pas ? Il est difficile de résister, on a toujours son téléphone sur soi, il y a du Wifi quasiment partout, cela fait bien longtemps qu’on n’a plus besoin de trouver un cybercafé  pour vérifier ses mails. Essayez donc de trouver une destination de vacances où il n’y a pas d’internet !

Cela suppose donc une grande dose de discipline pour ne pas aller voir de temps en temps ce qui se passe au bureau sur son smartphone, par mail interposé. Et puis inconsciemment sans doute, la peur de perdre son emploi, de se voir reprocher une démotivation, n’est jamais très loin … Il n’est pas rare d’entendre un collaborateur dire « si je ne montre pas que je fais mon maximum, la sortie ne sera pas loin« . Sans oublier que les personnes en CDD ne veulent pas risquer de perdre une possibilité d’obtenir un CDI en coupant temporairement avec les affaires courantes.

Se rendre joignable en permanence entraine une surenchère dans les attentes des employeurs et des collaborateurs : même s’il n’est pas dit implicitement que l’on est tenu de se ployer à cette règle non édictée, la possibilité d’un contact « juste au cas où » existe. Ce n’est pas dit, mais chacun part du principe qu’il peut être joint à tout moment.

« Ca me rappelle quelque chose », dit Laura, 28 ans. Employée dans une ONG, elle déclare qu’avant de partir en vacances l’an dernier, les collègues lui suggérèrent de se reposer et d’oublier les emails. Cela n’a pas une multitude de mails s’afficher durant son congé et Laura n’a pas pu faire autrement que d’y répondre. Elle partait en vacances à un moment où il l’ambiance était quelque peu chaotique dans l’entreprise. « Je me sentais coupable de ne pas réagir aux mails et aux appels et je pensais que je pouvais, en consultant mes mails, soulager les collaborateurs toujours en poste ».

Un manager, un employeur est-il fondé à exiger des collaborateurs d’être joignables pendant leurs vacances ? Il n’existe pourtant pas de règle officielle dans ce sens et surtout au nom du droit à la déconnexion, les managers ne doivent pas en principe s’attendre à ce que leurs collaborateurs soient joignables pendant leurs vacances ni surtout soient réactifs. Chacun a droit à se reposer.

D’après une chercheuse universitaire spécialiste dans la psychologie des organisations  de l’université Radboud de Nijmegue (Pays-Bas) les impacts des vacances sur ceux qui ont décroché dès le début de leur congé a permis qu’ils se sentent plus détendus et leur niveau de santé et de bien-être est à son pic au huitième jour de vacances.

En résumé : « même une fois que l’email est envoyé ou que vous avez mis fin à la communication téléphonique, il reste des questions inconsciemment qui continuent à tourner dans les têtes« . C’est dommageable car cela empêche une bonne coupure avec le quotidien professionnel. Les vacances de cette façon ne permettront de récupérer que partiellement d’une fatigue accumulée.  On ne se repose pas suffisamment, ce qui est potentiellement dangereux ; lorsque l’on part déjà plus ou moins fatigué en vacances et qu’ensuite on reste joignable pour un hiérarchique, un manager, des collègues, il n’est pas impossible d’en arriver à une forme de surmenage du fait de n’avoir pas vraiment dételé.

Le fabriquant Daimler Benz (284.015 collaborateurs) a imaginé il y a deux ans une solution pour cesser le flux des mails professionnels: « mail en vacances ». Ce programme efface automatiquement tout email que le collaborateur en congés tenterait de lire à distance.

L’auteur du mail reçoit une information d’absence et la possibilité de contacter le collaborateur. Ce collaborateur, décide d’utiliser ou non cette procédure qui se veut protectrice. Le nombre de collaborateurs sur les 170 454 qui activent ce programme pendant leurs vacances n’est pas connu de Daimler.

Pour ceux qui ne travaillent pas chez Daimler, une posture raisonnable serait de : garder les choses en main : faire en sorte que le travail, les projets à enjeu, dans la mesure du possible, soient bouclés avant votre départ en vacances. Mettez-vous clairement d’accord au bureau en fixant les cas dans lesquels vous êtes joignable. Qui vous remplace ? Qu’attend votre manager de vous durant cette période d’absence ? Posez des règles, ensemble avec votre hiérarchique, et obtenez son accord. Tout se passera au mieux.

Bien sûr, que vous soyez en congé ou non, un certain nombre de problèmes du bureau se produiront. Finalement personne n’est vraiment indispensable, et regarder une fois de temps en temps ses mails est un bon moyen de se rassurer. Simplement parce que cela permet de constater qu’en votre absence, les dossiers continuent à avancer.

Ou alors adaptez votre lieu de vacances. La jeune avocate du début l’a fait : « cette année je suis partie à Los Angeles. A cause de la différence de fuseaux horaires, je n’étais d’aucune utilité pour mon manager. Super vacances ».

Photo Chris Le Grix, juillet 2019

Check list avant votre départ

Sachez qui fera votre back-up

Ill faut savoir qui reprend vos tâches. Il vous faut organiser un réseau autour de votre remplaçant-e de collaborateurs pouvant répondre aux questions et prendre en charge les difficultés toujours possibles.

Sachez ce que l’on attend de vous

Demandez un entretien avec votre manager, pour éviter les mauvaises surprise, l’intérêt sera de discutter des attentes. Réfléchissez-y de votre côté : Est-il indispensable que vous gériez vos mails à distance oubien votre remplaçant-e pourra-t’il-elle le faire ?

Soignez votre message d’absence

Indiquez dans le message les coordonnées du ou de la collègue qui pourra aider votre interlocuteur. Veillez à ce que ses coordonnées soient détaillées et exactes. Ajoutez un jour ou deux à la date annoncée de votre retour pour vous laisser le temps de lire tous les mails que vous aurez laissés en suspens.

Vous comptez quand même travailler ?

Ne vous interdisez pas d’envoyer un mail de temps en temps, faites-le à des heures fixes. Le matin, pas plus d’une heure au total. Ou  à deux jours par semaine fixes. Cela aussi peut se définir ensemble avec les collègues qui restent.

Source : https://www.nrc.nl

Crédit Chris Le Grix